Вы здесь

Обобщение результатов проверок исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой в г. Саратове и Саратовской области, Правил нотариального делопроизводства за 2017 года

Во исполнение подпункта 2.1.2.1 Протокола Координационного совета при Главном управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Нижегородской области от 15.10.2015 № 2 (далее – Протокол), Управлениям Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам Российской Федерации, действующим в пределах Приволжского федерального округа, поручено обобщать результаты проверок исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, правил нотариального делопроизводства, ежегодно не позднее 31 января.

В соответствии со статьей 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (далее – Основы), Положением об Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 03.03.2014 № 26, одной из основных форм реализации контрольных полномочий является проведение совместных с Ассоциацией нотариусов «Саратовская областная нотариальная палата» (далее – Нотариальная палата) проверок исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил нотариального делопроизводства, утвержденных приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 № 78 (далее – Правила).

Руководствуясь пунктом 181 Правил, плановые проверки исполнения Правил проводились в соответствии с ежегодным графиком проведения проверок, утвержденным приказом Управления по согласованию с Нотариальной палатой.

Проверка организации работы нотариуса проводится один раз в четыре года.

Первая проверка организации работы нотариуса, впервые приступившего к осуществлению нотариальной деятельности, должна быть проведена через год после наделения его полномочиями нотариуса.

Проверки исполнения Правил осуществляются комиссией в составе не менее двух человек, в которую входят представители Управления и Нотариальной палатой.

Персональный состав комиссии и дата начала проверки утверждаются приказом Управления по согласованию с Нотариальной палатой по каждой проверке отдельно.

Целью проверок являлось соблюдение нотариусами, занимающимися частной практикой нотариального делопроизводства и требований приказов Министерства юстиции Российской Федерации.

Срок проведения проверок составлял один день.

Итогом проведенных проверок являлось составление справок, в которых указывались следующие сведения:

- фамилия, имя, отчество нотариуса;

- реквизиты приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса и лицензии на право нотариальной деятельности;

- место нахождения нотариальной конторы;

- период проведения проверки;

- замечания, выявленных в ходе проверки, со ссылкой на конкретные пункты Правил;

- предложения по результатам проверки.

В 2017 году график проведения проверок полностью соблюден, каких – либо изменений, дополнений не вносилось.

Так, во исполнение приказа Управления от 31.10.2016 № 79 «Об утверждении планов проведения проверок Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Саратовской области на 2017 год», в отчетном периоде проведено 27 плановых проверок исполнения Правил нотариусами г. Саратова и Саратовской области (39 за АППГ, - 30,8%), во II полугодии 2017 года – 12 (15 за ППГ, - 20 %).

Демонстрируемая динамика количества плановых проверочных мероприятий напрямую зависела от утвержденного графика и от истечения установленного срока с даты последней проверки либо назначения на должность.

Вместе с тем, в связи с неудовлетворительными результатами проведенных плановых проверок, в 2017 году также проведены 4 повторные проверки нотариусов, занимающихся частной практикой (1 за АППГ, +100%), во II полугодии 2017 года – 3 (1 за ППГ, + 100%).

Результаты указанных повторных проверок свидетельствуют о том, что все выявленные недостатки были устранены нотариусами в установленный срок.

В этой связи, следует отметить, что 3 повторные проверки были проведены в отношении нотариусов, после наделения которых полномочиями истек годичный срок, 1 повторная проверка – в отношении нотариуса, осуществляющего деятельность в одном из наиболее отдаленных районов Саратовской области.

В этой связи, обозначенный рост количества проведенных повторных проверок не отражает каких-либо негативных тенденций в рассматриваемой сфере.

Внеплановых проверок в отчетном периоде не проводилось (0 за АППГ, без изменений), 0 за ППГ, без изменений. Изложенное свидетельствует о том, что качество соблюдения Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, на территории г. Саратова и Саратовской области, в целом находится на достаточном уровне, имеет системный и стабильный характер.

Анализ проведенных в 2017 году проверок, выявил наиболее повторяющиеся нарушения:

- в нарушение пункта 178 Правил, в графе 7 реестров для регистрации нотариальных действий за 2015 г., 2016 г. отсутствовали собственноручно написанные фамилии, инициалы и (или) подписи лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий, а в отдельных случаях, при совершении нотариального действия вне помещения нотариальной конторы, в указанной графе не указывался адрес, по которому оно совершено;

- в нарушение пункта 170 Правил, в некоторых случаях в графе 1 реестров для регистрации нотариальных действий допущены ошибки в нумерации нотариальных действий, а при обнаружении ошибки в нумерации нотариальных действий некоторыми нотариусами своевременно не составлялся акт об обнаружении ошибки;

- в нарушение абзаца 2 пункта 203 Правил, при передаче в налоговые органы сведений о выданных нотариусом свидетельствах о праве на наследство в наследственных делах и о нотариально удостоверенных договорах дарения во всех наследственных делах и документах ко всем удостоверенным нотариусом договорам дарения отсутствовала ссылка на место хранения электронного документа, содержащая полное имя файла и уникальный регистрационный номер документа или изготовленная на бумажном носителе копия электронного документа с указанием полного имени файла и места хранения данного электронного документа, либо на документах, поступивших к нотариусу в электронном виде, отсутствовала отметка о месте хранения электронного документа.

- в нарушение пункта 177 Правил, при освобождении от уплаты нотариального тарифа по некоторым нотариальным действиям, совершенным в 2016 году, в графе 6 реестра не указана сумма, на которую обратившееся лицо освобождено, либо при указании в графе 6 реестра суммы, взысканной в 2016 году за совершение нотариальных действий, отсутствуют слова «по тарифу»;

- в нарушение пункта 30 Правил, на обращениях (документах), не требующих ответа, отдельными нотариусами не проставляется отметка, содержащая дату и подпись нотариуса.

По формированию и ведению дел:

- в нарушение пункта 51 Правил, в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел отсутствовали отметки о том, что дело «переходящее» или о том, что оно не начато, либо дело было заведено, однако в графе 3, отражающей количество частей, томов дела отсутствовали указанные сведения;

- в нарушение пункта 58 Правил, не соблюдается порядок формирования дел в соответствии с их заголовками;

- в нарушение пункта 79 Правил, на бумажной склейке отсутствует надпись, предусмотренная указанным пунктом Правил либо в конце дела, где указывается количество листов, излишне проставляется подпись нотариуса и (или) наименование его должности;

- в нарушение пунктов 64, 69 Правил, не всегда верно оформлялись обложки номенклатурных дел;

- в нарушение пунктов 55, 98 Правил отдельными нотариусами не формировалось дело, включающее документы, подтверждающие уважительность причин невозможности исполнения нотариусом своих служебных обязанностей.

По ведению книг и журналов:

- в нарушение пункта 23 Правил, не все документы, подлежащие регистрации, были учтены в журнале входящей корреспонденции;

- в нарушение пункта 169 Правил, в реестрах для регистрации нотариальных действий за 2015 г., 2016 г. имели место неоговоренные исправления либо исправления, оговоренные с нарушением требований указанного пункта Правил, а в некоторых случаях – непрочеркнуты незаполненные строки соответствующих реестров;

- в оконченных делах листы внутренний описи не нумеровались, в первой строке листа – заверителя указывалось неверное количество листов - с учетом количества листов внутренний описи.

Вместе с тем, в соответствии с пунктом 75 Правил, количества листов внутренней описи указывается отдельной строкой, поскольку нумеруется отдельно и не должно учитываться в общем количестве листов дела.

Нотариусы, в отношении которых проводились проверки, обеспечивали надлежащие условия для проведения проверок, заранее подготавливали все необходимые документы.

Случаев непредставления документов членам комиссии со стороны нотариусов не допускалось.

По результатам проведенных в 2017 году проверок по исполнению Правил нотариусами, занимающимися частной практикой на территории г. Саратова и Саратовской области, нотариусам было рекомендовано учесть и устранить недостатки в конкретный срок, предусмотренный пунктом 192 Правил.

Случаев несогласия нотариусов с выводами комиссии, а также предоставления письменных возражений, не имеется.

Таким образом, в целом, состояние делопроизводства в нотариальных конторах нотариусов удовлетворительное.

Вместе с тем, имеют место отдельные случаи неисполнения некоторыми нотариусами требований приказов Министерства юстиции Российской Федерации, регламентирующих порядок ведения делопроизводства.

Так, в связи с неудовлетворительными результатами проведенной во II полугодии 2017 года плановой проверки исполнения Правил нотариусу объявлен строгий выговор.

Результаты остальных проверок, как плановых так и повторных, проведенных в отчетном периоде, признаны удовлетворительными, мер дисциплинарной ответственности к иным нотариусам, по указанному основанию, не применялись.

В соответствии с пунктом 192 Правил, результаты большинства проверок нотариусов рассматривались на заседании Правления Нотариальной палаты с участием представителя Управления.

Отдельно по каждой проверке на заседаниях Правления Нотариальной палаты представителем Управления высказывалось мнение о ее результатах, выявленных нарушениях, положительных моментах исполнения требований приказов Министерства юстиции Российской Федерации.

Таким образом, в целом, исполнение нотариусами Правил, требований приказов Министерства юстиции Российской Федерации выполняется на должном уровне.

По результатам проведенных проверок по исполнению Правил нотариального делопроизводства и требований приказов Министерства юстиции Российской Федерации положительную оценку в работе заслуживают нотариус нотариального округа г. Саратов Саратовской области Алешина Татьяна Ерославна, нотариус нотариального округа г. Энгельс и Энгельсский район Саратовской области Мойса Наталья Александровна, нотариус нотариального округа г. Балаково и Балаковский район Саратовской области Олейник Юлия Ивановна, работа которых является хорошим примером безупречного ведения делопроизводства.

Результаты проведенного обобщения довести до сведения Нотариальной палаты (п. 2.1.2.1 Протокола).

 

11 апреля 2018 года
Нашли ошибку на сайте? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter
Будет отправлен следующий текст:
Можете добавить свой комментарий (не обязательно).