Во исполнение подпункта 2.1.2.1 Протокола Координационного совета при Главном управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Нижегородской области от 15.10.2015 № 2 (далее – Протокол), Управлениям Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам Российской Федерации, действующим в пределах Приволжского федерального округа, поручено обобщать результаты проверок исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, правил нотариального делопроизводства, ежегодно не позднее 31 января.
В соответствии со статьей 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (далее – Основы), Положением об Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 03.03.2014 № 26, одной из основных форм реализации контрольных полномочий является проведение совместных с Ассоциацией нотариусов «Саратовская областная нотариальная палата» (далее – Нотариальная палата) проверок исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил нотариального делопроизводства, утвержденных приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 № 78 (далее – Правила).
Руководствуясь пунктом 181 Правил, плановые проверки исполнения Правил проводились в соответствии с ежегодным графиком проведения проверок, утвержденным приказом Управления по согласованию с Нотариальной палатой.
Проверка организации работы нотариуса проводится один раз в четыре года.
Первая проверка организации работы нотариуса, впервые приступившего к осуществлению нотариальной деятельности, должна быть проведена через год после наделения его полномочиями нотариуса.
Проверки исполнения Правил осуществляются комиссией в составе не менее двух человек, в которую входят представители Управления и Нотариальной палатой.
Персональный состав комиссии и дата начала проверки утверждаются приказом Управления по согласованию с Нотариальной палатой по каждой проверке отдельно.
Целью проверок являлось соблюдение нотариусами, занимающимися частной практикой нотариального делопроизводства и требований приказов Министерства юстиции Российской Федерации.
Срок проведения проверок составлял один день.
Итогом проведенных проверок являлось составление справок, в которых указывались следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество нотариуса;
- реквизиты приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса и лицензии на право нотариальной деятельности;
- место нахождения нотариальной конторы;
- период проведения проверки;
- замечания, выявленных в ходе проверки, со ссылкой на конкретные пункты Правил;
- предложения по результатам проверки.
В 2017 году график проведения проверок полностью соблюден, каких – либо изменений, дополнений не вносилось.
Так, во исполнение приказа Управления от 31.10.2016 № 79 «Об утверждении планов проведения проверок Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Саратовской области на 2017 год», в отчетном периоде проведено 27 плановых проверок исполнения Правил нотариусами г. Саратова и Саратовской области (39 за АППГ, - 30,8%), во II полугодии 2017 года – 12 (15 за ППГ, - 20 %).
Демонстрируемая динамика количества плановых проверочных мероприятий напрямую зависела от утвержденного графика и от истечения установленного срока с даты последней проверки либо назначения на должность.
Вместе с тем, в связи с неудовлетворительными результатами проведенных плановых проверок, в 2017 году также проведены 4 повторные проверки нотариусов, занимающихся частной практикой (1 за АППГ, +100%), во II полугодии 2017 года – 3 (1 за ППГ, + 100%).
Результаты указанных повторных проверок свидетельствуют о том, что все выявленные недостатки были устранены нотариусами в установленный срок.
В этой связи, следует отметить, что 3 повторные проверки были проведены в отношении нотариусов, после наделения которых полномочиями истек годичный срок, 1 повторная проверка – в отношении нотариуса, осуществляющего деятельность в одном из наиболее отдаленных районов Саратовской области.
В этой связи, обозначенный рост количества проведенных повторных проверок не отражает каких-либо негативных тенденций в рассматриваемой сфере.
Внеплановых проверок в отчетном периоде не проводилось (0 за АППГ, без изменений), 0 за ППГ, без изменений. Изложенное свидетельствует о том, что качество соблюдения Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, на территории г. Саратова и Саратовской области, в целом находится на достаточном уровне, имеет системный и стабильный характер.
Анализ проведенных в 2017 году проверок, выявил наиболее повторяющиеся нарушения:
- в нарушение пункта 178 Правил, в графе 7 реестров для регистрации нотариальных действий за 2015 г., 2016 г. отсутствовали собственноручно написанные фамилии, инициалы и (или) подписи лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий, а в отдельных случаях, при совершении нотариального действия вне помещения нотариальной конторы, в указанной графе не указывался адрес, по которому оно совершено;
- в нарушение пункта 170 Правил, в некоторых случаях в графе 1 реестров для регистрации нотариальных действий допущены ошибки в нумерации нотариальных действий, а при обнаружении ошибки в нумерации нотариальных действий некоторыми нотариусами своевременно не составлялся акт об обнаружении ошибки;
- в нарушение абзаца 2 пункта 203 Правил, при передаче в налоговые органы сведений о выданных нотариусом свидетельствах о праве на наследство в наследственных делах и о нотариально удостоверенных договорах дарения во всех наследственных делах и документах ко всем удостоверенным нотариусом договорам дарения отсутствовала ссылка на место хранения электронного документа, содержащая полное имя файла и уникальный регистрационный номер документа или изготовленная на бумажном носителе копия электронного документа с указанием полного имени файла и места хранения данного электронного документа, либо на документах, поступивших к нотариусу в электронном виде, отсутствовала отметка о месте хранения электронного документа.
- в нарушение пункта 177 Правил, при освобождении от уплаты нотариального тарифа по некоторым нотариальным действиям, совершенным в 2016 году, в графе 6 реестра не указана сумма, на которую обратившееся лицо освобождено, либо при указании в графе 6 реестра суммы, взысканной в 2016 году за совершение нотариальных действий, отсутствуют слова «по тарифу»;
- в нарушение пункта 30 Правил, на обращениях (документах), не требующих ответа, отдельными нотариусами не проставляется отметка, содержащая дату и подпись нотариуса.
По формированию и ведению дел:
- в нарушение пункта 51 Правил, в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел отсутствовали отметки о том, что дело «переходящее» или о том, что оно не начато, либо дело было заведено, однако в графе 3, отражающей количество частей, томов дела отсутствовали указанные сведения;
- в нарушение пункта 58 Правил, не соблюдается порядок формирования дел в соответствии с их заголовками;
- в нарушение пункта 79 Правил, на бумажной склейке отсутствует надпись, предусмотренная указанным пунктом Правил либо в конце дела, где указывается количество листов, излишне проставляется подпись нотариуса и (или) наименование его должности;
- в нарушение пунктов 64, 69 Правил, не всегда верно оформлялись обложки номенклатурных дел;
- в нарушение пунктов 55, 98 Правил отдельными нотариусами не формировалось дело, включающее документы, подтверждающие уважительность причин невозможности исполнения нотариусом своих служебных обязанностей.
По ведению книг и журналов:
- в нарушение пункта 23 Правил, не все документы, подлежащие регистрации, были учтены в журнале входящей корреспонденции;
- в нарушение пункта 169 Правил, в реестрах для регистрации нотариальных действий за 2015 г., 2016 г. имели место неоговоренные исправления либо исправления, оговоренные с нарушением требований указанного пункта Правил, а в некоторых случаях – непрочеркнуты незаполненные строки соответствующих реестров;
- в оконченных делах листы внутренний описи не нумеровались, в первой строке листа – заверителя указывалось неверное количество листов - с учетом количества листов внутренний описи.
Вместе с тем, в соответствии с пунктом 75 Правил, количества листов внутренней описи указывается отдельной строкой, поскольку нумеруется отдельно и не должно учитываться в общем количестве листов дела.
Нотариусы, в отношении которых проводились проверки, обеспечивали надлежащие условия для проведения проверок, заранее подготавливали все необходимые документы.
Случаев непредставления документов членам комиссии со стороны нотариусов не допускалось.
По результатам проведенных в 2017 году проверок по исполнению Правил нотариусами, занимающимися частной практикой на территории г. Саратова и Саратовской области, нотариусам было рекомендовано учесть и устранить недостатки в конкретный срок, предусмотренный пунктом 192 Правил.
Случаев несогласия нотариусов с выводами комиссии, а также предоставления письменных возражений, не имеется.
Таким образом, в целом, состояние делопроизводства в нотариальных конторах нотариусов удовлетворительное.
Вместе с тем, имеют место отдельные случаи неисполнения некоторыми нотариусами требований приказов Министерства юстиции Российской Федерации, регламентирующих порядок ведения делопроизводства.
Так, в связи с неудовлетворительными результатами проведенной во II полугодии 2017 года плановой проверки исполнения Правил нотариусу объявлен строгий выговор.
Результаты остальных проверок, как плановых так и повторных, проведенных в отчетном периоде, признаны удовлетворительными, мер дисциплинарной ответственности к иным нотариусам, по указанному основанию, не применялись.
В соответствии с пунктом 192 Правил, результаты большинства проверок нотариусов рассматривались на заседании Правления Нотариальной палаты с участием представителя Управления.
Отдельно по каждой проверке на заседаниях Правления Нотариальной палаты представителем Управления высказывалось мнение о ее результатах, выявленных нарушениях, положительных моментах исполнения требований приказов Министерства юстиции Российской Федерации.
Таким образом, в целом, исполнение нотариусами Правил, требований приказов Министерства юстиции Российской Федерации выполняется на должном уровне.
По результатам проведенных проверок по исполнению Правил нотариального делопроизводства и требований приказов Министерства юстиции Российской Федерации положительную оценку в работе заслуживают нотариус нотариального округа г. Саратов Саратовской области Алешина Татьяна Ерославна, нотариус нотариального округа г. Энгельс и Энгельсский район Саратовской области Мойса Наталья Александровна, нотариус нотариального округа г. Балаково и Балаковский район Саратовской области Олейник Юлия Ивановна, работа которых является хорошим примером безупречного ведения делопроизводства.
Результаты проведенного обобщения довести до сведения Нотариальной палаты (п. 2.1.2.1 Протокола).